Vergaderruimte inrichten: plek, glas, licht en akoestiek

Een vergaderruimte inrichten begint bij de plek die de ruimte in het kantoor krijgt, en pas daarna bij de tafel, de stoelen en het scherm. Die plek bepaalt of gasten over de werkvloer lopen en hoeveel rust er is. Daarna volgen de keuzes voor het dagelijks gebruik: glas of dichte wanden, akoestiek, licht op de gezichten en techniek die je niet ziet.

Hieronder lees je hoe wij als onderscheidend ontwerpbureau een vergaderruimte ontwerpen, met voorbeelden uit kantoren die we ontwierpen. Het gaat hier alleen over de vergaderruimte. Voor het kantoor als geheel lees je ons artikel over een modern kantoor als eigentijdse werkplek.

Vergaderruimte inrichten begint bij de plek in de plattegrond

Waar de vergaderruimte komt, bepaal je in de plattegrond, voordat er één meubel gekozen is. Een voorbeeld uit onze ruimtestudies: de vergaderruimte vooraan bij de entree leggen in plaats van achteraan. Klanten lopen dan direct naar binnen zonder over de werkvloer te gaan, en de teams werken door zonder bezoek langs hun bureau.

In de ruimtestudie tekenen we voor een zakelijke ruimte vaak vier tot acht indelingen in 2D en bespreken we per indeling de plus- en minpunten. Daarbij kijken we naar de route van de voordeur naar de vergaderkamer, de inrichting van de werkplekken en hoe de ruimtes met elkaar in verbinding staan. Die fase is niet klein of onbelangrijk, want daar zit de grootste winst. Zo krijgt de vergaderruimte een logische plek in het hele kantoorontwerp.

Hoe groot moet een vergaderruimte zijn?

Hoe groot een vergaderruimte of vergaderzaal moet zijn, hangt af van het gebruik, meer dan van een vast aantal vierkante meters per persoon. Een kamer voor kort teamoverleg vraagt iets anders dan een ruimte waar je klanten ontvangt voor een presentatie. Dit bepaalt de maat:

• Hoeveel mensen er gewoonlijk zitten, en hoe vaak er meer aanschuiven.
• Het soort overleg: brainstormen, presenteren of onderhandelen.
• De afstand tot het scherm, zodat iedereen het beeld goed volgt.
• Loopruimte rond de tafel, zodat stoelen naar achteren kunnen.

Een vakbron voor zulke gebruiksmaten is De menselijke maat van de TU Delft, een studie naar de relatie tussen gebruiksmaten en menselijke afmetingen, bewegingen en handelingen. Wij werken vanaf de bouwtekening of plattegrond van het pand, en in 2D zorgen we dat de maten kloppen. Zo zie je in de ruimtestudie al of tafel, stoelen en looproute passen.

Glas of dichte wanden in de vergaderkamer

Glas maakt een vergaderkamer open en zichtbaar, dichte wanden geven rust en privacy. Wat past, hangt af van de gesprekken die er gevoerd worden en van hoe het bedrijf zich wil laten zien. Daartussen ligt glas met belettering: je ziet dat de kamer bezet is, terwijl wie aan tafel zit niet de hele werkvloer in kijkt.

Voor het kantoor van Dit is ABC ontwierpen we een transparante indeling van een grote open ruimte in teamruimtes, met een centrale looproute als as door het interieur. In het ontwerp laten doorlopend glas, de vloer en het plafond die route optisch breder ogen. De vergaderkamer is ontworpen als een sprankelende, volledig transparante ruimte, geschikt voor interne brainstorms en voor presentaties aan klanten.

Een besloten vergaderruimte past waar gesprekken om privacy vragen, zoals sollicitaties of gesprekken over cijfers. Dichte wanden geven rust en leveren wandvlak op voor een scherm, een kast of akoestische panelen. Een detail zoals de belettering op het glas kunnen we in een bestaand 3D-beeld aanpassen, zodat je het verschil ziet voordat er iets besteld wordt.

Galm voorkomen in een vergaderruimte

Galm voorkom je door genoeg geluidsabsorberend materiaal in de ruimte te brengen, juist omdat glas en harde vloeren het geluid terugkaatsen. Een vergaderkamer met glazen wanden en een harde vloer ziet er strak uit, maar zonder zachte materialen klinken gesprekken er hol. Bij videobellen hoort de andere kant die galm mee.

Absorptie kun je kwijt in het plafond, een dichte wand, gordijnen, gestoffeerde stoelen en de vloer. Bij Trust Marketing ontwierpen we een kantoor met glazen wanden, met in het vloerplan zowel harde als zachte vloerbedekking voor de akoestiek en de sfeer. De geluidsabsorptie van een materiaal wordt uitgedrukt in een absorptiewaarde en absorptieklasse volgens NEN-EN-ISO 11654, een officiële norm waarmee je materialen kunt vergelijken. Hoeveel absorptie een vergaderruimte nodig heeft, is ontwerpadvies en hangt af van de grootte en het gebruik.

Welke verlichting past in een vergaderruimte?

In een vergaderruimte hoort het licht op de gezichten te vallen, en niet alleen op de tafel. Licht recht van boven geeft schaduwen onder de ogen, licht van opzij en van voren maakt een gezicht beter leesbaar, aan tafel en voor de camera. Kijk bij videobellen ook waar het daglicht binnenkomt: wie met de rug naar een raam zit, is voor de andere kant vooral een silhouet. Dat is ontwerpadvies, geen norm.

Bij een presentatie wil je het licht rond het scherm lager en de gezichten zichtbaar, bij een brainstorm juist overal helder licht. Dat vraagt om lampen die je in groepen schakelt en dimt, met een dimtechniek als DALI of 1-10 V. In het elektra- en verlichtingsplan leggen we vast welke lampen samen geschakeld worden en waar de schakelaars komen. Welke kleurtemperatuur in kelvin en lichtstroom in lumen passen, is ontwerpadvies dat we afstemmen op de sfeer en het gebruik.

Scherm, kabels en stopcontacten wegwerken

Techniek in een vergaderruimte werk je weg door die vroeg in het ontwerp mee te nemen, voordat de wanden afgewerkt worden. Kabels die achteraf langs de muur lopen, vallen in een vergaderkamer of meeting room waar klanten komen, direct op. Een schermwand lost dat op: een wand of maatwerkkast waarin het scherm is opgenomen en de kabels uit het zicht blijven.

In het elektraplan geven we aan waar de stopcontacten komen: bij het scherm, in de kast met apparatuur en bij de tafel, zodat laptops niet aan een verlengsnoer over de vloer hangen. Hoe de installatie technisch wordt opgebouwd, werkt de installateur zelf uit op basis van ons plan. Daarbij geldt NEN 1010, de officiële norm voor elektrische installaties, waarin onder meer de verdeling over elektragroepen is geregeld.

Een vergadertafel en kast op maat

Een vergadertafel op maat past bij de ruimte en bij het gebruik. De lengte, de vorm van het blad, de plek van de poten en de stroom in het blad stemmen we af op de plattegrond en het elektraplan. Een ronde of ovale tafel maakt een gesprek gelijkwaardiger, een lange rechte tafel past bij presenteren aan de kopse kant. Een kast erbij bergt techniek en servies op.

Tafel en kast ontwerpen we als onderdeel van het meubelontwerp, getekend met maatvoering. De interieurbouwer of meubelmaker maakt op basis van die tekening zijn offerte en daarna zijn eigen werktekeningen. Het inmeten is de verantwoordelijkheid van de maker.

Voor de stoelen telt ook de stof. De slijtvastheid van meubelstof wordt bepaald met de Martindale-test volgens ISO 12947, een genormeerde meetmethode. Welke waarde past bij stoelen die dagelijks gebruikt worden, is ontwerpadvies, en gestoffeerde stoelen helpen bovendien tegen galm.

Een vergaderzaal inrichten als uithangbord van het bedrijf

Voor veel bezoekers is de vergaderruimte de plek waar ze het langst zijn, en daarmee het uithangbord van het bedrijf. Kleur, materiaal en licht vertellen daar wie je bent. Bij Trust Marketing ontwierpen we het interieur van een verouderd pand als modern kantoor rond de vier seizoenen, met de herfst in de vergaderruimtes. Voor FitValue in Haarlem ontwierpen we de bovenste verdieping rond het thema ‘in de lucht’, als ruimte voor creativiteit, brainstorms en rust.

In het kleur- en materiaalplan leggen we de keuzes vast, met een sample box met stalen die je kunt zien en voelen. De maten liggen dan al vast in 2D, dus de 3D-visualisaties gaan over de sfeer, de hoogte, het licht en de materialen. We zoeken een uitstraling die over drie, zes of acht jaar nog steeds bij het bedrijf past. Dat doen we voor alle zakelijke ruimtes, van kantoren en praktijkruimtes tot kapperszaken, winkels, sportscholen en restaurants en andere horeca.

Een vergaderruimte ontwerpen in drie fasen

Het ontwerp van een vergaderruimte loopt bij ons in drie fasen. Het begint met een kennismaking in onze studio, een bollenschuur in Sassenheim, waar je het team en de stalenkamer ziet. Na dat eerste gesprek maken we een offerte op maat.

1. Ruimtestudie: verschillende indelingen in 2D, met per indeling de plus- en minpunten, tot de definitieve indeling vastligt.
2. Ontwerp en uitwerking: het kleur- en materiaalplan, het licht- en elektraplan, het maatwerkmeubilair, het meubelplan en de 3D-beelden.
3. Uitvoering en begeleiding: de uitvoerende partijen maken op basis van onze tekeningen hun offerte en hun eigen werktekeningen, en we kunnen de uitvoering begeleiden.

Voor de realisatie kunnen we een bouwteam samenstellen met een externe bouwbegeleider die de planning en de kosten bewaakt. Wij blijven dan aan de zijlijn betrokken en kunnen bijsturen. We zijn niet elk moment op de bouw en voorkomen niet alle fouten, maar dingen worden zo eerder gesignaleerd, meestal op tijd om ze nog aan te passen.

Veelgestelde vragen over een vergaderruimte inrichten

Hoe komen jullie aan de maten van ons kantoor?

Wij werken vanaf de bouwtekening of plattegrond van het pand. Daarop staan de maten en de vaste punten, en in 2D zorgen we dat de indeling past. Het inmeten van maatwerk, zoals de vergadertafel of een kast, is de verantwoordelijkheid van de interieurbouwer of meubelmaker.

Kan een wand verschuiven om de vergaderruimte groter te maken?

Dat stellen we regelmatig voor als het ontwerp erom vraagt. We kijken zelf naar wat haalbaar is, maar garanderen kunnen we het niet. Daarom laat de opdrachtgever het toetsen door een constructeur of aannemer, en wij kunnen die inschakelen.

Kunnen we bestaand meubilair meenemen in het ontwerp?

Ja, als je aangeeft dat iets blijft, zoals de vergadertafel of de stoelen, nemen we het mee in het ontwerp. Past een bestaand stuk bij de nieuwe richting, dan kan het ook een plek krijgen. Het uitgangspunt blijft de ruimte als geheel.

Wie maakt de vergadertafel en de kast?

Dat doet de interieurbouwer of meubelmaker. Wij tekenen het ontwerp met maatvoering, en de maker maakt op basis van die tekening zijn offerte en daarna zijn eigen werktekeningen.

Kunnen jullie een vergaderruimte ontwerpen in een nieuw kantoorpand?

Ja. Bij nieuwbouw werken we graag samen met de architect: die ontwerpt de buitenkant, wij de binnenkant. Bij grote projecten gebeurt dat in een bouwteam met de architect, de constructeur, de aannemer en ons.

Hoe lang duurt het ontwerp van een vergaderruimte?

Alleen een ruimtestudie duurt circa vier tot acht weken vanaf de aanvraag. Reken voor een volledig ontwerptraject op vanaf ongeveer twaalf tot twintig weken, afhankelijk van de omvang van het project. Wordt er verbouwd, dan duurt de uitvoering zelf circa drie tot twaalf maanden, door levertijden, de planning van uitvoerende partijen en de omvang van het werk. Bij nieuwbouw kan het langer duren door tussenpozen in de bouw.

Waar vindt het eerste gesprek plaats, en ontwerpen jullie ook voor kantoren verder weg?

Het eerste gesprek is in onze studio in Sassenheim, waar je ook de stalenkamer ziet. We werken gewoonlijk in een straal van circa 30 kilometer rondom Sassenheim, en vanuit onze werkplek in Chaam sturen we projecten in Brabant, Zeeland en België aan. Dat is geen harde grens: kom je van verder weg, laat het weten, dan kijken we samen wat handig is.